Nebenkostenabrechnung falsch – Typische Fehler

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Neun von zehn Nebenkostenabrechnungen falsch

Diese Aussage wird häufig zitiert und verbreitet. Sie bezieht sich jedoch auf „geprüfte Nebenkostenabrechnungen“ und nicht auf die Gesamtheit aller jährlich erstellten Nebenkostenabrechnungen.
Also ist es wichtig, sich erst einmal Informationen zu sammeln, um dann zu entscheiden, ob man einen Rechtsanwalt einschaltet.
Deshalb hier einige häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen.

Die folgende Checkliste hilft Ihnen formale Fehler aufzuspüren und dann gegebenenfalls Widerspruch einzulegen und eventuell einen Rechtsanwalt zu konsultieren.

Nach Verbrauch abrechnen: Heizung und Warmwasser

Kosten für Heizung und Walwasser sind in der „Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten“ (HeizkostenV) geregelt. Darin wird im § 4 Pflicht zur Verbrauchserfassung und im § 5 Ausstattung zur Verbrauchserfassung vorgeschrieben. Weiter heißt im §6 HeizkostenV: mindestens 50% der Energiekosten sind nach Verbrauch abzurechnen. Der Rest wird nach der anteiligen Wohnfläche verteilt.
Ist nicht nach Verbrauch abgerechnet worden, sondern wurde geschätzt oder ist nach einer Formel berechnet worden, können Sie möglicherweise die Heizkosten kürzen.
Alle Kosten Ihrer Nebenkostenabrechnung müssen in Ihrem Mietvertrag aufgelistet sein.
Fehlen einzelne Kosten im Mietvertrag, dürfen sie auch nicht in der Nebenkostenabrechnung verteilt und Sie müssen sie nicht bezahlen.

Umlagefähige Kosten

Manchmal erscheinen unzulässige Kosten in einer Nebenkostenabrechnung.
„Umlagefähige Kosten“ sind die Kosten, die dem Eigentümer „laufend entstehen“ (§1 Betriebskostenverordnung).
Zu den Betriebskosten gehören NICHT (§1Abs2 Betriebskostenverordnung):

• Verwaltungskosten, also z.B. Kosten für Hausverwaltung, Bankgebühren Beiträge für eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also z.B. Reparaturen

Frist nicht eingehalten

Die Frist bis zur Zustellung der Nebenkostenabrechnung ist vom Abrechnungszeitraum abhängig. Der Abrechnungszeitraum ist für alle Wohnungen im Haus der gleiche. Normalerweise entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. In manchen Immobilien beginnt der Abrechnungszeitraum zu einem anderen Zeitpunkt, meist aus historischen Gründen. Allerdings gilt auch bei einem anderen Beginn: Die Dauer des Abrechnungszeitraumes muss IMMER 12 Monate sein! (§556 Abs3 BGB).

Gewerberäume im Wohnhaus

Gibt es in der Immobilie, in der Sie wohnen Gewerbeeinheiten? Also ein Restaurant, ein Ladengeschäft oder Büros? Dann muss das in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden, besonders wenn z.B. besondere Konditionen für Abfallbeseitigung mit der Gemeinde vereinbart wurden, oder ein höherer Betrag für die Wohngebäudeversicherungen wegen einer Risikoerhöhung durch den Gewerbebetrieb vorliegt.

Falscher Nutzungszeitraum

Zuerst eine Klärung der Begriffe Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum:

• Der Abrechnungszeitraum bezieht sich auf die Immobilie und muss immer 12 Monate betragen (§556Abs3 BGB). Fast immer entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr vom 01. Januar bis zum 31. Dezember
• Der Nutzungszeitraum ist Ihre Wohndauer. Entspricht der Abrechnungszeitraum der Immobilie dem Kalenderjahr und sind Sie z.B. im Oktober eingezogen, dann müssen Sie nur für drei Monate die Nebenkosten bezahlen, also ein Viertel der Jahreskosten, die für Ihre Wohung angefallen sind. Die restlichen 9 Monate muss entweder Ihr Vormieter bezahlen oder bei Leerstand der Vermieter.

Falscher Verteilerschlüssel

Nach §556a Abs(1) BGB „…sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.
Anderweitige Vorschrift sind z.B. die Verteilung nach der Anzahl Bewohner oder der Wohneinheiten. Dies muss jedoch aus dem Mietvertrag oder einer anderen schriftlichen Vereinbarung hervorgehen.
Heizkosten und Warmwasser werden mit mindestens 50% der Kosten nach dem Verbrauch der Mieter verteilt und der Rest nach der Wohnfläche.